Eventos para asociaciones profesionales: formatos, espacio y cómo conseguir que vengan los socios

Una asociación profesional, un colegio o un club de empresas viven de sus encuentros. Son el momento en que los socios se conocen, aprenden algo útil y deciden que merece la pena seguir pagando la cuota. Por eso el calendario de eventos es una de las herramientas más importantes de cualquier asociación.

En esta guía tienes qué formatos funcionan a lo largo del año, qué pedir al espacio, cómo dar ritmo a la jornada y cómo conseguir que vengan los socios.

Lo esencial en 30 segundos

• Un calendario anual con formatos distintos: no todo pueden ser jornadas.
• Contenido útil y networking real: los socios vienen a aprender y a conocer gente.
• Formatos cortos entre semana: desayunos de dos horas que no rompen la jornada.
• Un gran evento al año: la jornada anual, la gala o el aniversario.
• Espacio céntrico y bien comunicado para facilitar la asistencia.
• Inscripción sencilla y recordatorios.

Formatos para el calendario de una asociación

Asamblea general

Obligatoria y a menudo poco atractiva. Funciona mejor con un orden del día ágil, una ponencia breve de interés y un cóctel al terminar.

Jornada anual o congreso del sector

El gran evento de contenido: ponencias, mesas redondas y networking. Aquí tienes cómo organizar un congreso o una convención.

Desayunos de trabajo

Un ponente, una charla corta y networking con café, de 8:30 a 10:30. Es el formato más fácil de repetir cada mes. Tienes las claves en cómo organizar un evento de networking o un desayuno de empresa.

Bienvenida a nuevos socios

Una jornada para presentar la asociación, sus servicios y su gente a quienes acaban de entrar. Es la mejor forma de que se queden.

Gala de premios

Para reconocer a socios, empresas o profesionales del sector. Escenario, cena y un programa ajustado. Aquí tienes lo básico de protocolo en eventos de empresa.

Aniversario

Los años redondos de la asociación merecen una celebración con socios, antiguos presidentes e instituciones. Tienes ideas para un aniversario.

Afterwork o encuentro informal

Sin ponencia, solo conversación. Ideal antes del verano o de Navidad.

Qué pedir al espacio

• Ubicación céntrica, accesible en transporte público.
• Sala con escenario, atril, sonido y pantallas para las ponencias.
• Una zona distinta para el networking, con mesas altas.
• Catering para cada formato: café y bollería, cóctel o cena.
• Acreditaciones y control de acceso con la lista de socios.
• Streaming si hay socios que no pueden venir. Aquí tienes qué hace falta para un evento híbrido.

Cómo dar ritmo a la jornada

• Bloques de contenido cortos: ponencias de 20 minutos y mesas de 45.
• Pausas largas para el networking, que es lo que más valoran los socios.
• Un moderador que presente, controle los tiempos y lleve las preguntas.
• Un final social: cóctel, comida o copa.

Cómo conseguir que vengan los socios

• Fechas fijas y anunciadas con tiempo, mejor con el calendario del año completo.
• Un tema que interese, elegido a partir de lo que preguntan los socios.
• Ponentes con nombre o casos de socios.
• Inscripción en un clic y recordatorio uno o dos días antes.
• Invitaciones a no socios en algunos eventos: es la forma de captar nuevos.
• Fotos y resumen después, para quien no vino y para la próxima convocatoria.

Errores habituales

• Asambleas largas sin nada que atraiga a los socios.
• Demasiadas ponencias y poco tiempo para hablar.
• Cambiar de sitio cada vez, con lo que nadie sabe a dónde ir.
• No medir la asistencia ni preguntar qué les ha parecido. Aquí tienes cómo medir el éxito de un evento.

Eventos de asociaciones en Palau Alameda

Palau Alameda, en el paseo de la Alameda, en el centro de Valencia, es un lugar habitual de encuentro de asociaciones, colegios y clubes de empresa:

• Àtic: restaurante panorámico con terraza, para desayunos de trabajo, bienvenidas y cócteles, hasta 550 personas de pie.
• La Gran Sala: escenario y audiovisuales para jornadas anuales, galas de premios y aniversarios, hasta 800 personas.
• Azza: el club, para la parte festiva, hasta 500 personas.

Aquí se han celebrado, por ejemplo, los desayunos de EVAP, la asociación de empresarias y profesionales de Valencia, en Àtic; la jornada de bienvenida de IVEFA a sus nuevos asociados; las jornadas de networking del Club Cámara de la Cámara de Comercio; la Noche de la Consolidación Empresarial de AJEV y su gala del 40 aniversario; el 20 aniversario de AVAESEN o el 50 aniversario del Colegio de Economistas de Valencia.

Tienes más casos en eventos de networking en Valencia y toda la información sobre el alquiler de espacios para eventos en Valencia.

Preguntas frecuentes

¿Qué eventos organiza una asociación profesional?

Los más habituales son la asamblea general, la jornada anual o congreso, los desayunos de trabajo, la bienvenida a nuevos socios, la gala de premios, el aniversario y los encuentros informales.

¿Cómo se consigue más asistencia a los eventos de una asociación?

Con un calendario anunciado con tiempo, temas que interesen a los socios, ponentes con nombre, inscripción sencilla, recordatorios y algunos eventos abiertos a no socios.

¿Qué formato funciona mejor para una asociación?

El desayuno de trabajo para el día a día, porque es corto y fácil de repetir, y una jornada anual o una gala como gran cita del año.

¿Cómo hacer más atractiva una asamblea general?

Con un orden del día ágil, una ponencia breve de interés y un cóctel al terminar para que los socios hablen entre ellos.

¿Qué necesita el espacio para la jornada de una asociación?

Una ubicación céntrica, sala con escenario, atril, sonido y pantallas, una zona para el networking, catering adaptado al formato y control de acceso con la lista de socios.

¿Cada cuánto debe hacer eventos una asociación?

Depende de su tamaño, pero un encuentro breve al mes, como un desayuno, y uno o dos grandes eventos al año mantienen viva la relación con los socios.