Cómo medir el éxito de un evento: KPIs, encuesta y retorno

Un evento sale bien cuando cumple el objetivo para el que se hizo. Que la gente se lo pasara bien es importante, pero no basta para justificar el presupuesto del año siguiente. Para saber si ha funcionado hay que decidir antes qué se va a medir y recoger los datos durante y después.

En esta guía tienes cómo fijar objetivos medibles, qué KPIs usar según el tipo de evento, cómo hacer la encuesta posterior, cómo calcular el retorno y cómo presentar los resultados.

Lo esencial en 30 segundos

• Objetivo primero, KPI después: no se mide lo mismo en un evento de ventas que en una fiesta de equipo.
• Pocos indicadores y bien elegidos: de tres a cinco por evento.
• Mide antes, durante y después: inscripciones, asistencia, participación y resultados posteriores.
• Encuesta en las 24-48 horas siguientes, corta y con una pregunta de recomendación.
• Compara con el coste: coste por asistente, coste por contacto o retorno de la inversión.

Define el objetivo antes de medir

Un objetivo útil es concreto, medible y con fecha. Algunos ejemplos:

• Ventas: cerrar un número de reuniones comerciales en los dos meses siguientes.
• Captación: conseguir un número de contactos cualificados.
• Marca: lograr un alcance en redes y medios.
• Equipo: mejorar la valoración del clima interno o la cohesión.
• Clientes: renovar o ampliar contratos con los asistentes.

KPIs según el tipo de evento

Asistencia y participación

• Tasa de asistencia: asistentes frente a confirmados. Una caída grande indica un problema de fecha, convocatoria o recordatorio.
• Tasa de inscripción: confirmados frente a invitados.
• Permanencia: cuánta gente se queda hasta el final.
• Participación: preguntas, votaciones, visitas a los stands o actividades.

Satisfacción

• Valoración general, del 1 al 10.
• NPS: «¿Recomendarías este evento?», del 0 al 10. Se resta el porcentaje de quienes puntúan de 0 a 6 al de quienes puntúan 9 o 10.
• Valoración por partes: contenido, ponentes, espacio, comida, organización.
• Comentarios abiertos: lo que más gustó y lo que mejorarían.

Contactos y ventas

• Contactos conseguidos y cuántos están cualificados.
• Reuniones comerciales concertadas después del evento.
• Ventas o contratos atribuibles a los asistentes en los meses siguientes.
• Coste por contacto: coste total entre contactos cualificados.

Visibilidad

• Publicaciones con el hashtag o la mención del evento y su alcance.
• Contenido creado por asistentes y creadores.
• Apariciones en medios y su audiencia.
• Visitas a la web o a la página del evento en los días siguientes.

La encuesta posterior

• Enviarla en las 24-48 horas siguientes, cuando el recuerdo está fresco.
• Cinco a ocho preguntas, que se respondan en dos minutos.
• Incluir la pregunta de recomendación y una pregunta abierta.
• Agradecer la asistencia y, si se puede, compartir las fotos en el mismo mensaje.

Cómo calcular el retorno

• Coste por asistente: coste total entre asistentes reales.
• ROI: beneficio atribuible al evento menos el coste, dividido entre el coste. Es más fácil en eventos de ventas que en eventos de equipo.
• Para eventos internos, compara la valoración del clima o la rotación antes y después, o la participación en el siguiente evento.

Para conocer bien el coste antes del evento, tienes la guía del presupuesto y calendario de un evento.

El informe final

• Objetivo y resultado, en una línea cada uno.
• Los tres a cinco KPIs con su valor y la comparación con el anterior evento.
• Lo que funcionó y lo que no, con los comentarios de la encuesta.
• Coste total y coste por asistente.
• Recomendaciones para la siguiente edición.

Errores habituales

• Medir sin objetivo: muchos datos y ninguna conclusión.
• Quedarse en la asistencia, que dice poco del resultado.
• Enviar la encuesta una semana después.
• No registrar a los asistentes, con lo que no se puede hacer seguimiento.
• No compartir el informe con quien decide el presupuesto.

Eventos medibles en Palau Alameda

En Palau Alameda, en el paseo de la Alameda, el equipo apoya con las invitaciones, las listas, las acreditaciones y el control de acceso, de modo que sabes quién confirmó y quién vino. También se ocupa del espacio, el catering, la técnica y el branding, con un solo interlocutor desde la visita hasta el desmontaje.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo se mide el éxito de un evento?

Fijando antes un objetivo concreto y de tres a cinco KPIs ligados a él, como la asistencia, la satisfacción, los contactos, las ventas o la visibilidad, y comparando el resultado con el coste.

¿Qué KPIs se usan en un evento?

Los más habituales son la tasa de asistencia, la satisfacción y el NPS, la participación, los contactos cualificados, las reuniones o ventas posteriores, el alcance en redes y medios y el coste por asistente.

¿Qué es el NPS de un evento?

Un indicador que mide si los asistentes recomendarían el evento. Se pregunta del 0 al 10 y se resta el porcentaje de quienes puntúan de 0 a 6 al de quienes puntúan 9 o 10.

¿Cuándo hay que enviar la encuesta de satisfacción?

En las 24-48 horas siguientes al evento, con cinco a ocho preguntas que se respondan en dos minutos.

¿Cómo se calcula el ROI de un evento?

Restando el coste del evento al beneficio que se le puede atribuir y dividiendo el resultado entre el coste. Es más sencillo en eventos de ventas o captación que en eventos de equipo.

¿Cómo se mide un evento interno de empresa?

Con la asistencia, la valoración de los empleados en una encuesta, la participación y la evolución del clima laboral antes y después.