Cómo organizar un evento sostenible: medidas que se notan (y no estropean el diseño)

Un evento sostenible no es un evento más pobre ni más aburrido. Es uno pensado con cabeza: que no obliga a cientos de personas a coger el coche, que no tira la mitad de la comida y que no deja un contenedor lleno de decoración de usar y tirar. Muchas de esas decisiones, además, ahorran dinero.

En esta guía tienes las medidas que más impacto tienen, del espacio y el transporte al catering, los residuos, la decoración y los proveedores, cómo comunicarlo y cómo medir el resultado.

Lo esencial en 30 segundos

• El transporte es lo que más pesa: un espacio céntrico y bien comunicado es la medida más eficaz.
• Catering de proximidad y de temporada, con el número de comensales bien ajustado.
• Menos residuos: nada de plástico de un solo uso y agua en jarras o fuentes.
• Decoración reutilizable y branding sin fecha.
• Un solo espacio y pocos proveedores: menos traslados y menos montajes.
• Mide y cuéntalo con datos, sin exagerar.

El espacio y el transporte

• Un espacio céntrico, al que se pueda llegar andando, en transporte público o en bici.
• Indica en la invitación cómo llegar en metro, autobús o bici.
• Transporte colectivo si el evento está fuera de la ciudad.
• Todo en un mismo edificio: recepción, comida y fiesta sin autobuses entre sedes.
• Horarios compatibles con el transporte público, sobre todo a la vuelta.
• Para ponentes de fuera, tren en lugar de avión cuando sea posible, o intervención en remoto.

Catering de proximidad

• Producto local y de temporada: menos kilómetros y más sabor.
• Confirmación de asistencia fiable: el desperdicio empieza en un número de comensales mal calculado.
• Raciones ajustadas y menús que se adapten al formato.
• Más opciones vegetales, pensadas como platos protagonistas.
• Un plan para la comida sobrante: acuerdos con entidades sociales cuando sea posible.
• Agua en jarras o fuentes en lugar de botellas pequeñas.

Menos residuos

• Nada de plástico de un solo uso: vajilla y cristalería reutilizables.
• Acreditaciones reutilizables o digitales, y recogida al final.
• Invitaciones y programas digitales.
• Separación de residuos visible y fácil para los invitados.
• Regalos útiles o experiencias en lugar de merchandising que acaba en un cajón.

Decoración y diseño

• Decoración reutilizable o alquilada: mobiliario, plantas, telas.
• Branding sin fecha que sirva para más ediciones.
• Flores de temporada y plantas en maceta que se puedan regalar después.
• Iluminación LED y escenografía modular.
• Un espacio con personalidad necesita menos decoración.

Proveedores locales

• Proveedores de la zona para catering, flores, técnica y regalos.
• Pocos proveedores y bien coordinados: menos furgonetas y menos montajes.
• Pide sus políticas de residuos, energía y condiciones laborales.

Comunicación sin postureo

• Cuenta lo que haces, no lo que te gustaría hacer.
• Con datos concretos: cuánta gente llegó en transporte público, cuántos residuos se separaron, qué se hizo con la comida sobrante.
• Invita a los asistentes a participar: llegar en bici, traer su botella, renunciar al regalo.

Cómo medirlo

• Cómo llegaron los asistentes: una pregunta en la inscripción o en la encuesta.
• Comida servida frente a comida sobrante.
• Residuos generados y separados.
• Material reutilizado respecto al total.

Para el resto de indicadores, aquí tienes cómo medir el éxito de un evento.

Errores habituales

• Elegir un espacio lejano y anunciar después que el evento es sostenible.
• Sobredimensionar el catering por miedo a quedarse corto.
• Cambiar el plástico por material compostable que acaba en el contenedor equivocado.
• Comunicar más de lo que se hace.

Eventos en el centro de Valencia en Palau Alameda

Palau Alameda está en el paseo de la Alameda, en el centro de Valencia, junto al Jardín del Turia, por el que se llega en bici desde buena parte de la ciudad. Reúne en el mismo edificio tres espacios, Àtic, La Gran Sala y Azza, de modo que la recepción, la cena y la fiesta se hacen sin traslados.

El equipo se ocupa del catering, la técnica, el personal y el montaje con un solo interlocutor, lo que reduce el número de proveedores, furgonetas y montajes. Tienes toda la información sobre el alquiler de espacios para eventos en Valencia y más ideas para eventos de empresa. Y para ajustar el número de comensales y el coste, la guía del presupuesto y calendario de un evento.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un evento sostenible?

Un evento que reduce su impacto ambiental y social: en el transporte de los asistentes, la comida, los residuos, la decoración y los proveedores, sin renunciar a la calidad de la experiencia.

¿Qué es lo que más contamina en un evento?

Normalmente, el transporte de los asistentes y los ponentes. Por eso un espacio céntrico y bien comunicado es la medida más eficaz.

¿Cómo se reduce el desperdicio de comida en un evento?

Con una confirmación de asistencia fiable, raciones ajustadas al formato, producto de temporada y un plan para la comida sobrante.

¿Cómo se evita el plástico en un evento?

Con vajilla y cristalería reutilizables, agua en jarras o fuentes, acreditaciones reutilizables o digitales y regalos sin envoltorios innecesarios.

¿Un evento sostenible es más caro?

No necesariamente. Muchas medidas ahorran dinero: menos traslados, menos comida desperdiciada, menos impresión y decoración reutilizable.

¿Cómo se comunica que un evento es sostenible?

Con datos concretos de lo que se ha hecho, sin exagerar, e invitando a los asistentes a participar.